10 consejos para cumplir con la ley de protección de datos en tu club de fútbol 10 consejos para cumplir con la ley de protección de datos en tu club de fútbol
El pasado 25 de mayo de 2018 entró en vigor en Europa el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos y Privacidad, también conocida... 10 consejos para cumplir con la ley de protección de datos en tu club de fútbol

El pasado 25 de mayo de 2018 entró en vigor en Europa el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos y Privacidad, también conocida como RGPD. Pero ¿qué debemos hacer para poder cumplir con la nueva ley de protección de datos en un club de fútbol?

Agárrate que vienen curvas! No desesperes, es normal que no sepas todo lo que vamos a explicarte. Todos los clubes de fútbol, como personas jurídicas que son, deben cumplir con la ley. Pero tampoco hace falta alarmarse, lo importante es saber en qué consiste la normativa y intentar cumplirla al máximo.

Qué es el reglamento general de protección de datos RGPD?

El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ya ha entrado en vigor para todos los países que forman parte de la Unión Europea. La nueva norma sustituye a la Ley Ordinaria de Protección de Datos (LOPD), la ley que aplicaba España para proteger los datos personales de los usuarios.

El objetivo de este nuevo reglamento es el de unificar los criterios de protección de datos personales en toda Europa para dar más poder a los usuarios sobre el sistema de almacenamiento de datos y el uso que hacen las empresas, administraciones y asociaciones.

A partir de ahora todas las empresas y entidades que trabajen con datos de personas que residan en países de la Unión Europea deberán cumplir con esta ley. Aunque su sede social esté en otro continente.

Seguro que estos últimos meses has recibidos cientos de correos electrónicos pidiendo actualizar tus datos. Siento decirte que tu club no se va a librar.

Cómo cumplir con la nueva ley de protección de datos en un club de fútbol

Actualmente casi todas las entidades están sujetas al nuevo Reglamento de Protección de Datos, ya que por su funcionamiento habitual suelen tener bases de datos (o hojas de cálculo, documentos, etc.) que contienen nombres, teléfonos y direcciones de los socios, archivos con fotografías, o incluso cámaras de seguridad.

Cada club tiene su realidad, por lo tanto es difícil generalizar. Pero a grandes rasgos los puntos mínimos para adaptarse a la normativa son los siguientes:

1. Pide permiso para almacenar todo tipo de datos

A partir de ahora (y con carácter retroactivo) no puedes almacenar ningún dato sin tener permiso explícito de la persona en cuestión. Es decir, que si quieres almacenar algún dato de una persona deberá darte permiso por escrito.

En el caso de un formulario de registro de socios o de inscripción a una actividad, deberás añadir al formulario una leyenda informativa dónde se explique para qué y de qué manera se recopilan los datos (punto 2) y un “checkbox” dónde se especifique que acepta y ha leído las condiciones de tratamiento de datos.

En el caso de que quieras hacer fotografías de un partido, de un entrenamiento o de un grupo de personas, si éstas son reconocibles (si se les ve la cara, por ejemplo), puedes crear un formulario para que firmen conforme se va a almacenar y a utilizar estas fotografías para promocionar la actividad del club o de manera informativa. Si no se reconoce a nadie no hará falta hacerles firmar la autorización.

2. Adapta las clausulas informativas sobre el tratamiento de datos

Hasta ahora los formularios con los que recogías los datos debían tener una pequeña leyenda con un breve texto sobre la antigua Ley de Protección de Datos (LOPD). Ahora, con el nuevo reglamento, si quieres cumplir con la ley de protección de datos en un club de fútbol, debes de añadir una extensa información clara y concisa para recopilar los datos que debe contener:

  • Datos del club responsable del trato de la información (nombre, dirección, teléfono, etc.)
  • Datos de contacto del responsable de protección de datos (con una dirección de correo electrónico y de correo postal será suficiente)
  • Cuál es la finalidad del trato de los datos (para organizar una actividad, para unirse como socio, etc.)
  • Legitimación (consentimiento de la persona interesada)
  • Destinatarios (si los datos se comunicarán a otras empresas o asociaciones)
  • Derecho de las personas (derecho de acceso, rectificación, cancelación o supresión, etc.)
  • Tiempo en el que se conservarán los datos (hasta cuándo se almacenarán)
  • Dónde se puede interponer una reclamación (en la Agencia Española de Protección de Datos, por ejemplo)
  • Dónde pueden encontrar más información (en la web del club)

3. Designa un responsable de protección de datos

El reglamento obliga a las empresas y administraciones a designar una persona responsable de proteger los datos personales que se recopilan. Por tanto, el club deberá designar un miembro de la Junta Directiva que se encargue solamente de estos temas. Así te asegurarás de que alguien está pendiente de que se cumpla con la ley. También será el responsable de denunciar cuándo se vulneran los derechos del usuario ante la Agencia Española de Protección de Datos.

4. Elabora un documento dónde se refleje las normas de tratamiento

El club debe tener un documento en el que se explique cuál es el procedimiento de recogida de datos, para qué sirven esos datos, dónde se almacenan, quién tiene acceso y cómo pueden los socios o usuarios ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación o supresión.

5. Regulariza los contratos con empresas externas

Si el club cuenta con empresas externas, asociaciones u otras administraciones que llevan a cabo algún servicio, que traten datos de la entidad, deberán certificar con un documento firmado que ellos cumplen también con la normativa. Muchos clubes cuentan con empresas de gestoría, empresas de soporte informático, empresas de limpieza, de seguridad, etc. Si trabajas con alguna de ellas, pídeles el certificado para quedar cubierto.

6. Informa sobre la finalidad de los datos y los derechos del socio

si quieres cumplir con la ley de protección de datos en un club de fútbol, edita carteles informativos, panfletos o envía por correo electrónico a tus socios y usuarios información sobre qué haces con sus datos, por qué se recogen, cuáles son sus derechos y dónde pueden ejercerlos. Los derechos de los socios son los siguientes:

  • Derecho a solicitar el acceso a los datos personales
  • Derecho a solicitar su rectificación o supresión
  • Derecho a solicitar la limitación de su tratamiento
  • Derecho a oponerse al tratamiento
  • Derecho a la portabilidad de los datos

7. Adapta la página web a la nueva normativa

Si el club tiene una página web debe adaptarla de la misma manera a la nueva normativa, siguiendo los puntos comentados anteriormente: pedir permiso para recoger los datos, adaptar las leyendas de los formularios en los que se recogen datos, informar a los usuarios de sus derechos (si hay usuarios registrados o personas suscritas a listas de correo electrónico), regularizar los contratos con empresas de alojamiento web, etc.

También será necesario crear una página estática, dentro de la web, dónde se informe sobre la Política de privacidad y el Aviso Legal. Esta página deberá contener información similar a la del punto número 2. La Agencia Española de Protección de Datos tiene un aplicativo web en el que te ayuda a redactar este texto.

En el caso de que la página web recopile datos (para crear estadísticas, por ejemplo) o almacene información en el ordenador del usuario (para cargar las imágenes más rápido), deberás añadir un aviso de captación de “Cookies” dónde se especifique para qué se utilizan.

8. Obtén autorización para realizar fotografías

Si vas a realizar fotografías de las diferentes categorías, partidos, etc. dónde se pueda reconocer a alguna persona, deberás pedirle autorización por escrito para poder guardar o difundir la fotografía. Puedes utilizar un formulario estandarizado (cumpliendo con los puntos anteriores) para pedir las autorizaciones. Es recomendable que, para facilitar la gestión, añadas esta autorización en el momento de inscribirse a una actividad o de hacerse socio del club. De esta manera sabrás des del principio a quién puedes fotografiar y a quién no.

Ten mucho cuidado con los menores de edad, nunca hagas fotografías sin permiso por escrito de sus padres o tutores legales!

9. Revisa las medidas de seguridad

Los datos deben clasificarse en salas donde no todo el mundo pueda acceder, y dentro de armarios que puedan cerrarse con llave para garantizar que solamente tienen acceso a ellos las personas autorizadas. Todo esto debes de especificarlo en el documento de normas de tratamiento (punto 4).

También es recomendable que ordenes en carpetas y de una manera lógica los documentos y autorizaciones para poder encontrarlos fácilmente si el usuario quiere consultarlos. Recuerda que ahora está en su total derecho de pedirte toda la información que tienes sobre él.

10. Destruye la información una vez acabada la actividad

Este es el tema más sencillo de cumplir ya que a todos nos cuesta deshacernos de información, pero debes hacerlo. La nueva normativa dice que una vez acabada la actividad debes de destruir los datos que recopilaste para ella. Por ejemplo, si organizas un torneo de fútbol, una vez acabado deberás deshacerte de todos los documentos que contengan datos personales de las personas que han participado.

La nueva ley no permite almacenar datos para usar más adelante. Por ello, des del principio, debes informar al usuario para qué sirven esos datos y el tiempo en el que se conservarán. No puedes guardarlos para siempre ni usarlos de manera recurrente para realizar otras actividades.


Este artículo se ha elaborado con recursos que ofrece la La Agencia Española de Protección de Datos. Puedes encontrar más información y recursos en las siguientes páginas web:

David Morales Social Manager

Me dedico profesionalmente a la Comunicación y al trabajo social con jóvenes. Mi pasión por la comunicación y mi experiencia en el asociacionismo juvenil me permiten conocer extensamente el "terreno de juego" de los entrenadores de fútbol. Aunque no soy uno de ellos.